Kan dokumentkontrolleren fungere i det offentlige arkiv?

Med endringene i oljebransjen de siste årene er vi som bemanningsselskap ofte i kontakt med profiler derifra som nå søker seg til andre bransjer. Et spørsmål som ofte dukker opp er om dokumentkontrolleren vil kunne gå inn i rollen som arkivar innen offentlig sektor.
Vi i Centric var heldige å få møte Elizabeth Lovery til en lunsjprat der vi tok opp tematikken. Hun har vært både dokumentleder / document manager med ansvar for dokumentcontrollere i privat virksomhet, og hun har vært /er arkivleder med ansvar for arkivarer i offentlige sektor i over 20 år. Hun har sett dette på nært hold, og vært med på ansettelser og leid inn personell fra mange ulike bransjer. Lovery har flere erfaringer og anbefalinger å komme med.
«Mange dokumentkontrollere har så god faglig ballast når det gjelder dokumentkontroll og dokumentbehandling fra andre sektorer enn den offentlige, at det er synd at offentlig sektor ikke får nyttiggjort seg denne kompetansen. En god dokumentkontroller med nok faglig tyngde trenger egentlig ikke å ha erfaring fra et arkivsystem innen offentlig sektor for å kunne gjøre en god jobb i det offentlige, selv om det selvfølgelig er en fordel å ha brukt et system tidligere. Har de faglig nok tyngde innen dokumenthåndteringsfaget fra før av, vil nok overgangen fra andre typer av  dokumenthåndteringssystemer til et NOARK system, som er det som brukes i offentlig sektor, gå greit. Noe kompetanseheving og noen tilpasninger må allikevel til for at slike kandidater/arbeidssøkere vil kunne lykkes i rollen».
Den viktigste tilpasningen til et offentlig arbeidsmarked er å skaffe seg nok kompetanse om lovverket som regulerer og styrer offentlig forvaltning, saksbehandling og arkivering og sette seg godt inn i dette med kurs / etterutdanning og/eller praksis fra arkiv i offentlig forvaltning. Videre vil det være en fordel om man får tatt et kort kurs i den type arkivsystem det offentlige bruker som er NOARK system.
For arkivledere som skal ansette:
Dokumentkontrollere har god kunnskap om dokumenthåndtering og dokumentkontroll og er ofte vant med høyt tempo og stor arbeidsmengde. Godt kvalitetsarbeid når det gjelder elektronisk dokumenthåndtering og registrering / kvalitetssikring kombinert med evnen til å være vant til store arbeidsmengder er kvaliteter som også er nyttige i en offentlig virksomhets arkivfunksjon.
Den største forskjellen er at mer eller mindre samme type jobb som innebærer kvalitetssikring og registrering av dokumenter (fysiske eller elektroniske) gjøres, men i ulike system og innenfor ulike betingelser, rammer og lovverk avhengig av om det er offentlig eller privat sektor, bransje osv.
Tips til dokumentkontrolleren:
Juster forventningene til lønn. Det er ingen hemmelighet at dokumentkontrollere fra det private og spesielt oljebransjen har hatt høye lønninger. Innen det offentlige vil dette som regel ligge på et litt lavere nivå.
– Noe kurs vil være å anbefale for at man skal kunne fungere som arkivar innen det offentlige. På spørsmål om hva slags kurs Elizabeth vil anbefale nevner hun følgende:

• Kurs i det offentliges arkivsystemer – NOARK systemer
• Ulike kurs innen offentlig arkivforvaltning og tilhørende relevant lovverk som arkivloven med forskrifter, offentlighet og innsyn, forvaltningsloven m.fl.

– Elizabeth nevner til slutt at det er viktig å sette seg inn i relevant lovverk og standarder dersom man skal jobbe med dokumentbehandling i offentlige arkiv. Disse lovene danner rammene rundt hvordan man som arkivar får lov til å gjøre jobben sin:

• Arkivlova
• Forskrift om offentlege arkiv
• Riksarkivarens forskrift
  Personopplysningsloven / EUs forordning for personvern, The General Data Protection Regulation (GDPR), blir norsk lov i 2018
• Forvaltningsloven
• NOARK standarden – Det offentlige er pålagt å bruke et NOARK system til generell saksbehandling – det finnes flere markedsledende aktører