Forgotten Password

Prosjektarbeid

Slik utnytter du interne ressurser i prosjektarbeid best mulig

Av Nyheter

– Å benytte seg av interne ressurser kan øke eierskap, motivasjon, kompetanse og medbestemmelse i prosjekter og i bedriften. Derfor kan det være en fordel å bruke internt ansatte i prosjektarbeid, og heller leie inn ressurser til den daglige driften.

Det sier direktør for Finance Professionals i Centric, Kathrine. Hun mener at virksomheter som skal gjennomføre prosjekter ofte står overfor spørsmålet om hvorvidt de skal benytte seg av ansatte internt i bedriften eller leie inn eksterne ressurser for å sikre god gjennomføring og oppnå sine prosjektmål. I dag bidrar Centric Finance til at mange bedriftsledere lykkes, blant annet ved å skaffe nødvendig arbeidskraft i prosjektperioder.

– Må finne balansen

– Ofte handler det om å finne balansen mellom bruk av interne og eksterne ressurser. Alle prosjekter er unike, men av erfaring vil jeg mene at det gir størst gevinst å bruke internt ansatte i selve prosjektarbeidet. De kan i større grad komme med innspill og bidrag som både er tilpasset organisasjonen og bedriften, sier Kreutzer.

Hun anbefaler i stedet å leie inn eksterne ressurser til den daglige driften under prosjektperioden.

– Det er en stor fordel om ressursene man setter til prosjektarbeid har dette som hovedoppgave hele perioden det er snakk om. Hvis ikke, vil ofte de daglige gjøremålene prioriteres og fremdriften i prosjektet stoppe opp. Dette kan man unngå ved å leie inn nødvendig kompetanse. Da slipper man i tillegg etterslep av den daglige driften.

Les også: Bør se etter unge med «Pippi-holdning»

Vinn-vinn-situasjon

Et vellykket prosjekt i en bedrift avhenger av god prosjektkultur. Den kommer blant annet til syne gjennom klart definerte mål, god prosjektledelse med tydelige roller og tydelig ansvar, en realistisk prosjektplan og nødvendig gjennomslagskraft. Ettersom prosjekter gjerne består av vidt forskjellige mennesker fra forskjellige avdelinger og med ulik fagkompetanse, reflekterer prosjektkulturen i stor grad bedriftskulturen.

– Mennesker som allerede er kjent internt i en bedrift kan langt på vei fungere som ambassadører for prosjekter. Det gjør de gjennom å skape engasjement, bevisstgjøre og tydeliggjøre nytten av endringen. God forankring og forståelse for et prosjekt i en virksomhet kan bedre ivaretas av internt ansatte og har stor verdi, sier Kreutzer, og fortsetter:

– Samtidig vil de kunne ta med seg nye perspektiver, kunnskap og kompetanse som de opparbeider seg gjennom prosjektet inn i det videre arbeidet. Det er en vinn-vinn situasjon som både gagner selskapet og den ansatte.

God forhåndsvurdering

Hvordan man planlegger prosjekter og ressursbruk avhenger av prosjektets omfang. På forhånd bør man gjøre en kost-/nyttevurdering, deriblant av hvor mange interne ressurser som skal bidra i prosjektet. Prosjektmålene bør langt på vei defineres før prosjektstart.

– Antallet ideer, meninger og detaljer bør avgrenses slik at de ikke står til hinder for gjennomføring eller effektivitet. Derfor er det viktig å ha en prosjektleder som har dette som sin primæroppgave i prosjektperioden. Da sikrer man fremdrift og sørger for at alle oppgaver ivaretas og alle henvendelser blir besvart underveis, mener Kreutzer.

Alt for ofte innebærer prosjekter mye mer arbeid enn man tror eller kan forutse i forkant.

– Det bør alltid være satt av dedikerte ressurser til et prosjekt, enten det er på hel- eller deltid eller det er snakk om interne eller eksterne ressurser, avslutter direktøren.

Motta nyhetsbrev